Giờ đây việc sử dụng phần mềm quản lý vận tải bằng excel dần thay thế bằng các ứng dụng logistics thông minh, hiện đại.
Các phần mềm quản lý đã phát triển đến những tầm cao mới tuy nhiên một số doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn rằng có nên sử dụng không. Vì lo lắng quá nhiều nên họ vẫn dùng những phương pháp quản lý vận tải truyền thống như hồ sơ, giấy tờ và phổ biến hơn là các files excel. Phương pháp này vẫn hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp nhưng nếu nói về mức độ hiệu quả thì không hẳn.
Doanh nghiệp có nên quản lý logistics với excel hay không?
Trước khi tìm hiểu về phần mềm quản lý thì cần xém xét về việc quản lý bằng excel. Thực tế các file excel không thể đáp ứng được các nhu cầu vận tải. Excel không thể đảm đương quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà lại cần đội ngũ nhân sự lớn để thực hiện các công đoạn. Kể cả việc quản lý thông tin vận chuyển, kiểm tra lịch sử giao dịch cũng trở nên rắc rối nếu dùng excel.
Có thể những công ty vừa bước vào ngành logistics, vẫn còn “trải nghiệm” trong ngành thì quản lý với excel miễn phí vẫn có thể phù hợp. Tuy nhiên lại cần người quản lý, nhân sự làm việc dày dặn kinh nghiệm, quản lý liên tục. Nhân sự còn phải thật tỉ mỉ, kiên nhẫn, kiến thức về excel, các phép tính cũng như nhập liệu chuẩn xác để tránh các sai sót xảy ra.
Ưu điểm khi quản lý với excel
Nói đi cũng phải nói lại, phần mềm quản lý vận tải bằng excel là phần mềm miễn phí, được cài đặt sẵn trên máy. Người dùng không cần tốn thêm chi phí nào khi sử dụng. Bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận với excel một cách dễ dàng, nhanh chóng. Từng file được quản lý, lưu lại riêng biệt, có thể phân các file theo tháng, quý năm,…
Nhược điểm khi dùng excel để quản lý vận tải
- Dễ bị sai sót khi nhập liệu liên tục
- Tính bảo mật thấp vì ai cũng có thể truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc thêm dữ liệu
- Việc theo dõi không liên tục, báo cáo khó khăn
- Tìm kiếm, kiểm tra lịch sử giao dịch cực kỳ khó khăn
- Tốn bộ nhớ, làm nặng server của công ty
- Tốn kém chi phí nhân sự làm việc, theo dõi thủ công
- Tốn nhiều thời gian nhập liệu, quản lý
- Sai sót về giá trị đơn hàng, lượng bổng tài xế hay các phụ phí phát sinh
Sử dụng phần mềm quản lý vận tải thông minh TaaS Truck
TaaS Truck là mọt ứng dụng quản lý vận tải TaaS Truck giúp các doanh nghiệp logistics kết nối tốt hơn với khách hàng và nhà xe. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics tin tưởng sử dụng. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm tối đa thời gian, giảm áp lực nhân sự, kiểm soát các hoạt động vận đơn và tài chính dễ dàng hơn.
Mọi hoạt động từ việc lên kế hoạch vận đơn không cần phần mềm quản lý vận tải bằng excel, mà ứng dụng quản lý vận tải hiện đại sẽ làm thay. Báo giá cước vận chuyển, điều động xe tải, giao nhận hàng, thanh toán được tiến hành liên tục, chính xác. Bạn có thể theo dõi lộ trình vận chuyển theo thời gian thực qua GPS và bản đồ được tích hợp trên thiết bị. Mỗi đơn vận tải đều được lưu trữ đầy đủ thông tin của các đối tác, giá trị hàng hóa, cước phí, lương tài xế. Bạn có thể theo dõi, tổng hợp, kiểm tra lịch sử đơn hàng nhanh chóng trong một mốt nhạc.
Đừng để những cách quản ý truyền thống cản trở sự phát triển của doanh nghiệp, liên hệ ngay hotline TaaS Truck để sử dụng phần mềm thông minh, miễn phí và không cần cài đặt.
Hotline: 1900 636296
Email: hotro@tada.global
FB: /tada.global.vn
